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Solución

SMARTFACTU · Procesamiento de facturas con IA

Lee las facturas de tus proveedores, valida sus datos, las cruza con tus órdenes de compra y te entrega un archivo listo para importar en tu sistema. Tu equipo revisa solo lo que tiene observaciones.

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Somos The Automation Studio, un equipo de Córdoba, Argentina que diseña e implementa automatizaciones con IA para PyMEs. Conocé quiénes somos.

Ilustración con datos ficticios del semáforo de conciliación. No es una captura de un cliente.

Para quién es

Para áreas de administración que reciben muchas facturas de compra

Si tu equipo tipea cada comprobante en el sistema y después lo controla contra la orden de compra, SMARTFACTU se ocupa de la parte repetitiva.

  • Empresas que reciben facturas de proveedores en PDF, con layouts distintos según cada proveedor.
  • Equipos que trabajan con órdenes de compra y necesitan saber qué se facturó y qué falta.
  • Responsables de administración que quieren reducir errores de carga sin sumar personas.

Cómo funciona

De la factura en PDF al archivo para tu ERP

  1. Subís las facturas

    Cargás uno o varios PDF de facturas de compra A, B o C, incluso escaneados.

  2. La IA extrae los datos

    Toma cabecera, ítems, impuestos y totales de cada comprobante, sin importar el formato del proveedor.

  3. Se validan automáticamente

    Controla el formato del CAE, que los totales cierren y que el comprobante no esté cargado dos veces.

  4. Se concilian con tus OC

    Cruza cada factura con tus órdenes de compra y la marca en verde, amarillo o rojo para que revises solo las excepciones.

Qué incluye

  • Extracción de datos de facturas de compra en PDF con IA.
  • Validaciones automáticas: formato de CAE, cierre aritmético de totales y detección de duplicados.
  • Importación de órdenes de compra desde Excel o CSV, con el mapeo de columnas guardado para tu empresa.
  • Conciliación factura–orden de compra con semáforo y saldo pendiente por línea.
  • Archivo CSV con un formato estable para importar en tu sistema de gestión.
  • Configuración inicial y capacitación del equipo de administración.

Qué necesitás

  • Las facturas originales de tus proveedores en PDF.
  • Un listado de órdenes de compra exportado de tu sistema (Excel o CSV).
  • Un sistema de gestión que permita importar archivos CSV.
  • Una persona de administración como referente durante la puesta en marcha.

Qué no incluye

  • No registra pagos ni reemplaza a tu sistema de gestión.
  • No descarga comprobantes desde ARCA en la versión actual.
  • No asume que dos CUIT distintos son el mismo proveedor: esos casos quedan marcados para que los revise tu equipo.

Integraciones

SMARTFACTU genera un archivo con un formato propio y estable. La mayoría de los sistemas de gestión permiten importarlo mapeando columnas, sin desarrollos a medida.

  • Tango
  • SAP Business One
  • Odoo
  • Bejerman
  • Xubio

Son ejemplos de sistemas con importación por columnas. Confirmamos la compatibilidad con tu versión durante el diagnóstico.

Seguridad y tratamiento de datos

Qué datos procesa
Los comprobantes que subís y las órdenes de compra que importás. Nada más.
Para qué
Solo para extraer, validar y conciliar la información de tu empresa.
Revisión humana
Las facturas con observaciones no se dan por buenas: quedan marcadas para que tu equipo decida.
Alojamiento y accesos
Cada empresa trabaja en un espacio separado. Te detallamos por escrito dónde se alojan los datos y quién accede antes de empezar.

Implementación y cotización

La cotización depende del volumen mensual de facturas y del sistema de gestión con el que trabajes.

  1. Conversación inicial

    Entendemos tu proceso de compras y te mostramos una demostración con datos de ejemplo.

  2. Prueba con tus comprobantes

    Configuramos tu espacio, importamos tus órdenes de compra y procesamos un lote de facturas reales.

  3. Puesta en marcha

    Ajustamos el archivo de importación a tu sistema y capacitamos al equipo.

Preguntas frecuentes

Sí. Procesa PDF con texto seleccionable y también escaneados. Si un comprobante no se puede leer con suficiente calidad, queda marcado para revisión en lugar de cargarse con datos dudosos.

Queda en rojo para que tu equipo la revise. Es el resultado esperado, por ejemplo, para servicios recurrentes que no tienen orden de compra.

Sí. SMARTFACTU lleva el saldo pendiente de cada línea de la orden y lo descuenta a medida que llegan las facturas.

No. SMARTFACTU trabaja junto a tu sistema actual y le entrega un archivo para importar.

Las validaciones automáticas filtran los errores más comunes y tu equipo revisa las excepciones antes de importar. La decisión final siempre es de una persona.

¿Querés probarlo con tus facturas?

Contanos cuántas facturas reciben por mes y con qué sistema trabajan. Te respondemos dentro de un día hábil.

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